Wanneer ik in een nieuwe functie start, begin ik altijd met goed luisteren. Ik voer gesprekken met medewerkers, management en bestuur om te begrijpen hoe de informatievoorziening functioneert: wat gaat goed, waar zitten risico’s en waar liggen kansen voor verbetering. Bij medewerkers kijk ik naar inrichting van infrastructuur, processen en tevredenheid. Bij directie en bestuur vooral naar hun visie op de dienstverlening, hun zorgen en hun wensen. Zo ontstaat een compleet beeld van de organisatie.
Mijn uitgangspunt: de infrastructuur moet betrouwbaar en veilig zijn, voldoen aan wet- en regelgeving en medewerkers optimaal ondersteunen in hun werk. En dat alles tegen acceptabele kosten. En vaak betekent dat keuzes maken!
Na mijn analyse koppel ik mijn bevindingen terug en presenteer ik een plan van aanpak: wat heeft prioriteit, wat kan wachten en hoe organiseren we dit. Ik vind het belangrijk dat iedereen weet waar we naartoe werken. Daarom zorg ik voor regelmatige terugkoppeling: welke stappen zijn gezet en welke nog volgen.
Planning en capaciteit
Bij vrijwel elke organisatie is capaciteit een spanningsveld. Er is zelden genoeg tijd en mensen om beheer, verbeteringen en nieuwe ontwikkelingen tegelijk te doen. Daarom ontwikkelde ik een praktische Excel-planningstool. Een planning geeft grip en inzicht in de inzet van medewerkers en helpt om keuzes helder te maken. Daarnaast kijk ik naar ondersteunende systemen (service management tools) zodat beheerprocessen goed worden ondersteund. Vaak is hier nog veel winst te behalen.
Projectmatig werken
Nieuwe initiatieven pak ik graag projectmatig aan. De methodiek maakt mij minder uit – belangrijk is dat er structuur en grip ontstaat. Een uitgeklede Prince2-aanpak of een Scrum-werkwijze werkt in de praktijk vaak uitstekend. Uiteraard is om met elkaar af te spreken wanneer iets projectmatig wordt opgepakt (bijv. hoge complexiteit, grote risico’s er meerdere disciplines, lange doorlooptijd, hoge kosten)
Modellen en best practices
Afhankelijk van de situatie maak ik gebruik van modellen en frameworks zoals ITIL, ASL, BISL, Prince2, het 9-vlaksmodel van Rick Maes. Modellen als EFQM en Balanced Scorecard bieden houvast en helpen om de organisatie gestructureerd te verbeteren. Klik hier voor toelichting op frameworks en modellen.
Samengevat:
- Luisteren & analyseren – gesprekken met medewerkers, management en bestuur.
- Opstellen plan van aanpak – bevindingen terugkoppelen, prioriteiten stellen, samen keuzes maken.
- Plannen – goede inzet resources (m.b.v. praktische Excel-tool voor planning op dagdelen).
- Op orde brengen ICT infrastructuur – infrastructuur betrouwbaar, veilig en conform wet- & regelgeving.
- Projectmatig verbeteren – structuur via Prince2 of Scrum, passend bij de context.
- Toepassen van best practices en modellen – o.a. ITIL, ASL, BISL, 9-vlaksmodel, EFQM, Balanced Scorecard e.a..
Wil je meer weten over mijn aanpak of hoe ik jouw organisatie kan ondersteunen? Neem gerust contact met me op!