Hieronder staan een aantal screenshots van hoe een planning in Excel eruit kan zien. In het tabblad “uren medewerkers” vul je in op welke dagdelen medewerkers werken (in uren). In het tabblad “activiteiten” geef je aan op welke activiteiten gepland gaat worden. Mijn ervaring is dat een indeling in beheer activiteiten (correctief en preventief beheer) en projecten het beste werkt..
Deze gegevens worden gegevens gebruikt in de maand-tabbladen, de daadwerkelijke planning. Door in een maand een activiteit uit de legenda te kopiëren en te plakken in een dagdeel van een medewerker, kun je een medewerker plannen op een activiteit. En je ziet gelijk hoeveel uur een medewerker gepland is en nog in te plannen is.
Correctief en preventief beheer hebben prioriteit boven projecten. Storingen moeten worden opgelost en preventief beheer is belangrijk voor continuïteit. Uiteraard kunnen andere keuzes gemaakt worden, maar dat zijn dan zeer bewuste keuzes. Meer uren besteden aan projecten betekent minder uren beschikbaar voor beheer!
Uit de maand tabbladen worden gegevens verzameld voor rapportage doeleinden: hoeveel uren een medewerkers is gepland op bepaalde activiteiten of hoeveel uren in totaal wordt gepland aan een activiteit (beheer of project).
Het is een simpel hulpmiddel maar fijn om te gebruiken en het voorkomt ook dat medewerkers overvraagd worden (wat ik vaak heb zien gebeuren en wat vaak leidt tot uitval en een hoog verzuim). En geeft ook inzicht naar management / bestuur, wat er gebeurt op een ICT afdeling en welke ruimte er is om nieuwe zaken vorm te geven.
Uren medewerkers
Activiteiten en Projecten
Planning (tabblad per maand)
Overzichten per medewerker of per activiteit
